Planujesz wdrożenie ERP w swojej firmie?

Podczas codziennej pracy szybko widać, gdzie informacje o zamówieniu docierają z opóźnieniem albo trzeba je przekazywać kilka razy. Przygotowanie do wdrożenia ERP dobrze zacząć od zebrania potrzeb działów, które uczestniczą w obsłudze sprzedaży, zakupów i dostaw. Znaczenie ma również praca magazynu oraz przepływ informacji między zespołami. Zapisanie tych obserwacji pomaga uporządkować oczekiwania wobec przyszłego rozwiązania i przedstawić je podczas rozmowy ze specjalistą.

Od potrzeb zespołu do wdrożenia

Zakres przygotowań można oprzeć na tym, kto obsługuje zamówienie, jakie dokumenty wykorzystuje i w którym momencie przekazuje informacje dalej. Przydaje się opisanie powtarzalnych zadań, na przykład wprowadzania danych, potwierdzania dostępności towaru czy przekazywania ustaleń między sprzedażą i zakupami. Taki obraz codziennej pracy stanowi wspólną podstawę rozmowy o tym, jak powinno przebiegać wdrożenie ERP. Podobne przygotowanie pomaga uporządkować oczekiwania związane z wdrożeniami Comarch ERP XL, bez zakładania z góry, jakie rozwiązania będą odpowiednie dla firmy.

W rozmowie ze specjalistą można zestawić obecny sposób działania z planami rozwoju przedsiębiorstwa. Opis ról i obiegu dokumentów ułatwia wskazanie miejsc, w których zespoły potrzebują spójniejszych informacji. Przydatne obszary i codzienne zadania do uwzględnienia to:

• Role pracowników przy obsłudze zamówień
• Dokumenty używane przez poszczególne działy
• Przekazywanie informacji między sprzedażą a zakupami
• Powtarzalne czynności i plany rozwoju działalności

Zebrane przykłady pomagają nadać rozmowie konkretny kierunek, a specjaliście łatwiej odnieść się do rzeczywistych procesów firmy.

Miejsce magazynu w planach firmy

Opis pracy magazynu powinien obejmować drogę towaru od przyjęcia dostawy, przez rozmieszczenie, aż po skompletowanie i wydanie zamówienia. Znaczenie ma także to, w jaki sposób informacja o zamówieniu trafia do magazynu i wraca do sprzedaży. Dzięki temu można omówić powiązania między stanem towarów, zakupami i obsługą klienta, zamiast rozpatrywać pracę tego działu w oderwaniu od reszty przedsiębiorstwa.

Tak przygotowana wiedza pomaga rozmawiać o tym, czego firma oczekuje od systemu komputerowego do wspomagania zarządzania magazynem. Dla jednego przedsiębiorstwa ważne będzie czytelne planowanie kompletacji, dla innego sprawny obieg informacji o dostawach i wydaniach. Przepływ danych między magazynem a pozostałymi zespołami warto opisać na przykładach codziennych zadań. Specjalista może wtedy odnieść rozmowę do organizacji pracy, skali operacji i kierunku, w którym rozwija się działalność.